I-Milo et OBIEE

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====== PPAE ======

===== Ressources =====
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{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:animation_referents_ml_pe_21_11_17_rectifiee.pptx | Présentation PE/ML}}

  * Lien vers des documents (type convention, FAQ...)

===== Rappel =====

==== Délai des 30 jours ====

Le jeune doit être reçu dans les 30 jours suivant l'orientation par Pôle Emploi vers la Mission Locale. Cette date, dans I-Milo, se retrouve dans le dispositif PPAE dans la partie information, l'intitulé est "Entretien d'initialisation".
Si le jeune a été vu en entretien avant cette date ne pas le faire entrer dans le dispositif avant la date d'orientation Pôle Emploi.

A partir de cette date nous avons 30 jours pour :
  * Accepter le jeune dans DUDE
  * Importer ou rapprocher son dossier dans I-Milo depuis la cotraitance
  * Convoquer le jeune et planifier un entretien d’initialisation PPAE
  * Recevoir le jeune
  * Justifier le dossier
  * Accepter le PPAE

Si les 30 jours sont dépassés et que le jeune ne s'est pas présenté, vous devez faire une [[ressources:i-milo:fiches_regionales:ppae#Mettre fin à la cotraitance|demande de fin de cotraitance depuis l'onglet cotraitance]].

Il peut arriver que pour diverses raisons, la Mission Locale ne respecte pas le délai de 30 jours ou que le jeune ne puisse pas venir dans ce délai et reporte son rendez-vous après les 30 jours. Dans ce cas et suivant vos relations avec Pôle Emploi, vous pouvez mettre fin à la cotraitance, contacter votre Pôle emploi et leur demander de vous réaffecter le jeune dans la foulée afin d'éviter au jeune de faire des allers/retours entre les deux structures.

==== Initialiser le PPAE ====

L'initialisation d'un PPAE ne doit se faire que :
  * lors d'un entretien individuel.
  * dans le délai des 30 jours (attention aux saisies rétroactives).
  * si le jeune n'est pas radié.

==== Fin de cotraitance ====

<note warning>Toutes les demandes de fin de cotraitance sont à faire depuis l'onglet cotraitance.
Que cela soit un refus du jeune et une demande de fin de cotraitance pour un autre motif.</note>


===== DUDE =====

  * Connectez vous à DUDE [[https://www.portail-emploi.fr]]
  * Rendez-vous dans la liste des DE en attente d'adhésion
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_005_1.png?direct |}}

<note important>
Pour chaque jeune présent dans la liste les critères à vérifier sont :
  * L'âge, le jeune doit avoir **moins de 26 ans**
  * La zone géographique doit être sur le **territoire de la ML**
</note>

<note>Il est possible d'exporter la liste des affectations au format xls. Car une fois l'acceptation ou le refus effectué il n'existe pas d'historique de cette liste.</note>
==== Refus de la cotraitance dans DUDE ====

Si le jeune :
  * À **plus de 26 ans** utiliser le motif "public non concerné" (1)
  * **Hors zone géographique** utiliser le motif "autre territoire géographique" (2)
  * Si le jeune ** Est déjà en dispositif GJ, PACEA, IEJ ** vous devez tout de même l'accepter
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_006_1.png?direct |}}

==== Acceptation de la cotraitance ====

Pour l'acceptation cocher simplement la case "acceptation".

{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_005_2.png?direct |}}

<note>L’acceptation de la cotraitance alimente l’indicateur « DE acceptés par le partenaire » (2ème tableau de suivi mensuel PE).</note>

==== Valider vos actions ====

  * Une fois que vous avez accepté ou refusé la cotraitance des jeunes présents dans la liste, vous devez valider vos actions en cliquant sur "Valider".

{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_005_3.png?direct |}}

===== I-Milo =====

==== Module cotraitance ====

=== DE non connus (1er cas de figure) ===
  * Dans le menu cotraitance, sélectionnez "Demandeurs non connus".
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_007.png?direct |}}

  * Vous arrivez sur la liste des DE non connus.

<note important>Il arrive parfois que des DE non connus soient déjà suivis mais que DUDE et I-Milo n'aient pas réussi à rapprocher les deux identités. Quelques exemples : 
  * Problème de nom mal écrit
  * Nom/prénom inversé
  * Nom composé dans un système et pas l'autre
  * Problème d'identifiant PE dans I-Milo
  * ...

Pour éviter les problèmes de doublons nous vous conseillons fortement de faire une recherche depuis l'onglet dossier sur la date de naissance. Si le jeune est connu, mettez à jour le dossier du jeune sur I-Milo.
</note>

Si le jeune n'est effectivement pas connu par la ML.

  * Sélectionnez le jeune ou les jeunes en cochant la case devant leur nom. Vous pouvez voir dans la partie droite de l'écran la liste du ou des jeunes sélectionnés.

{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_008.png?direct |}}

Vous devez maintenant affecter un conseiller à ce jeune ou ces jeunes.
  * Dans la partie droite de l'écran saisissez le nom d'un conseiller.
  * Puis cliquez sur "Création cotraitance" pour valider l'affectation.
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_009.png?direct |}}

=== Rapprochement possible (2ième cas de figure) ===
<note>Le jeune est connu de la Mission Locale, mais n'a jamais eu de PPAE.</note>

  * Dans le menu cotraitance, sélectionnez "Rapprochements possibles".
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_010.png?direct |}}
  * Dans la liste des jeunes, sélectionnez le jeune dans la liste en cliquant sur l’icone en forme de portrait.
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_011.png?direct |}}

Un nouvel écran s'ouvre, on y retrouve :
  * Les informations provenant de DUDE (1)
  * Les informations provenant d'I-Milo (2 et 3)

{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_012.png?direct |}}

**Il existe trois cas possibles**

== Le jeune est connu de votre structure. (2) ==

  * Comparer les informations DUDE et I-Milo (nom, prénom, date de naissance, lieux de naissance, n° DE)
  * Si les informations sont identiques.
    * cliquez sur "Effectuer le rapprochement"
  * Si les informations sont différentes 
    * Affecter un conseiller au jeune.
    * cliquez sur "Ignorer les doublons et créer le dossier"

== Le jeune est connu dans une autre structure. (3) ==

  * Comparer les informations DUDE et I-Milo (nom, prénom, date de naissance, lieux de naissance, n° DE)
  * Si les informations sont identiques.
    * Cliquez sur "Rapprocher les identifiants uniques et créer un nouveau dossier"
    * Affecter un conseiller au jeune.
  * Si les informations sont différentes.
    * Affecter un conseiller au jeune.
    * Cliquez sur "Ignorer les doublons et créer le dossier"
  
== Le jeune est connu dans votre structure et dans une autre. (2 et 3) ==

  * Comparer les informations DUDE et I-Milo (nom, prénom, date de naissance, lieux de naissance, n° DE)
  * Privilégier toujours le jeune connu de votre ML.
  * Suivant les cas se référer au point 2 ou 3.

=== Réaffectation (3ième cas de figure) ===
<note>Les réaffectations sont des jeunes envoyés par PE connus de la ML ayant déjà bénéficié d’une orientation PPAE.</note>

  * Cliquez sur "Réaffectaions Pôle Emploi" depuis le menu cotraitance.
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_014.png?direct |}}

Il existe trois statuts possibles :
  * **Arrêt anticipé :** jeune n’ayant pas donné suite à une proposition  antérieure de cotraitance (1).
    * Cliquez sur l'icone violette en bout de ligne
    * Puis cliquez sur "Oui" pour déclencher un nouveau PPAE

  * **En cours :** jeune étant actuellement en dispositif PPAE dans i-milo mais pas dans Aude (2).
    * Cliquez sur l'icone violette en bout de ligne
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_016.png?direct |}}
    * Cela clôturera le dispositif en cours et ouvrira un nouveau dispositif

  * **Fin de cotraitance demandée :** jeune ayant déjà bénéficié d’un PPAE clôturé dans i-milo (3).
    * Cliquez sur l'icone violette en bout de ligne
    * Puis cliquez sur "Oui" pour déclencher un nouveau PPAE

{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_026.png?direct |}}

==== Dossier du jeune ====

Dans la partie du dispositif, se trouve désormais un dispositif PPAE non initialisé.
<note important>Lexique
  * **Entretien d'initialisation :** la date à laquelle Pôle Emploi a reçu le jeune et l'a orienté vers la ML, c'est notre date de référence (1).
  * **Date d'ouverture :** c'est la date à laquelle nous avons accepter le jeune dans DUDE (2).
</note>

{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_017.png?direct |}}

<note warning>A compter de la date de l'entretien d'initialisation la ML à 30 jours pour :
  * Convoquer le jeune et planifier un entretien d’initialisation PPAE
  * Recevoir le jeune
  * Justifier le dossier
  * Accepter le PPAE
</note>

=== Planifier un entretien d’initialisation PPAE et convoquer le jeune ===

<note important>Vous devez vérifier que le jeune ne se trouve pas en dispositif PACEA/GJ/IEJ. Si le jeune se trouve en dispositif, vous devez faire une [[ressources:i-milo:fiches_regionales:ppae#mettre_fin_a_la_cotraitance|demande de fin de cotraitance avec le motif abandon]].</note>

  * Cliquez sur l'icone de rendez-vous
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_018.png?direct |}}

{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_019.png?direct |}}

<note important>Il est obligatoire que :
  * La nature du rendez-vous soit "Entretien d'initialisation PPAE".
  * La date du rendez-vous ne soit pas située au delà des 30 jours après la date d'affectation par PE.
</note>

  * Toujours dans la partie dispositif
  * Dérouler le menu hamburger
  * Cliquer sur "Éditer la convocation du premier entretien de suivi PPAE" pour imprimer le courrier destiné au jeune.

{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_020.png?direct |}}

<note tip>Suivant votre organisation avec votre Pôle Emploi, cette convocation a pu être faite par Pôle Emploi directement (rendez-vous écrit dans la conclusion d'entretien). Dans ce cas vous n'êtes pas obligé d'éditer le courrier.
</note>

<note important>Si le délai de 30 jours ne peux être respecté [[ressources:i-milo:fiches_regionales:ppae#Le délai de 30 jours ne peux être respecté|voir cas particulier]].</note>

=== Suite à l'entretien d'initialisation ===

== Le jeune est présent à l'entretien ==
  * Dans la partie rendez-vous du dossier du jeune
  * Cliquez sur l'icone en forme de crayon
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_021.png?direct |}}
  * Puis définissez le "Statut" à "Présent"
  * Cliquez sur "Mettre à jour" pour valider
  * Justifier l'identité du jeune

<note important>Lors de la génération de l'événement sa nature doit obligatoirement être de type entretien (individuel, collective ou atelier)</note>

<note>Si le jeune n'a pas ramené une pièce d'identité, vous ne pourrez pas justifier son identité, vous devez [[ressources:i-milo:fiches_regionales:ppae#Planifier un entretien d’initialisation PPAE et convoquer le jeune|re-planifier un entretien d'initialisation]] en tenant compte du délai des 30 jours.</note>

  * Dans la partie dispositif.
  * Cliquez sur le menu vert.
  * Validez son entrée en dispositif en cliquant sur "Accepter".

{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_027.png?direct |}}

Le dispositif passe en état "En cours" et une date d'entrée à été définie.

<note>L’acceptation entraîne le démarrage du suivi délégué dans Aude et alimente l’indicateur « DE ayant eu un 1er entretien chez le partenaire » (3ème tableau de suivi mensuel PE).</note>

== Le jeune est présent mais refuse le PPAE ==
  * Dans la partie rendez-vous du dossier du jeune
  * Cliquez sur l'icone en forme de crayon
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_021.png?direct |}}
  * Puis définissez le "Statut" à "Présent"
  * Cliquez sur "Mettre à jour" pour valider
  * Justifiez l'identité du jeune
  * [[ressources:i-milo:fiches_regionales:ppae#Mettre fin à la cotraitance|Mettre fin à la cotraitance depuis l'onglet cotraitance avec le motif abandon.]]

== Le jeune est absent à l'entretien ==
  * Vous devez relancer le jeune
  * [[ressources:i-milo:fiches_regionales:ppae#Planifier un entretien d’initialisation PPAE et convoquer le jeune|Re-planifier un entretien d’initialisation PPAE et convoquer le jeune]]
<note important>Attention à toujours être dans les 30 jours.</note>

== Le jeune est absent à l'entretien après avoir été relancé==
  * [[ressources:i-milo:fiches_regionales:ppae#Mettre fin à la cotraitance|Mettre fin à la cotraitance depuis l'onglet cotraitance avec le motif absence à convocation.]]

==== Suivi du jeune ====

  * Il est principalement individualisé prévoyant une fréquence élevée d’entretiens individuels pendant les périodes d’accompagnement à l’emploi.
  * L’accompagnement doit répondre aux besoins du jeune (à minima un entretien tous les deux mois) sauf si le jeune est orienté vers une autre offre de service de la ML (GJ par exemple).
  * La convocation du jeune au premier entretien est :
    * écrite si réalisée par la ML ;
    * retranscrite dans la conclusion d’entretien si prise de rendez-vous téléphonique par le conseiller PE auprès de la ML.
==== Fin de cotraitance ====

<note important>La sortie de suivi délégué est initiée par la Mission Locale et validée par Pôle emploi.</note>

La fin de suivi délégué est déclenchée lorsque :
  * Le jeune est absent à son entretien d’initialisation (après relance), motif ; "Absence à convocation".
  * A la date de son 26ième anniversaire : sortir le jeune de la cotraitance parce que fin automatique dans Aude, motif "Abandon du jeune".
  * Cessation d’inscription ou radiation PE de plus de 6 mois : sortir le jeune de la cotraitance : motif "Radiation pôle emploi"
<note>Une évolution d’i-milo est envisagée pour 2018 permettant de mettre fin automatiquement au PPAE pour les jeunes atteignant 26 ans et les radiation PE supérieure à 6 mois.</note> 
  * Si plusieurs contacts avec le jeune sont infructueux (téléphonique-mail) et que le dossier de celui-ci passe en clos en veille, le conseiller Mission Locale l’informe par écrit de sa sortie du PPAE pour "Abandon". 
  * En cas de reprise d’emploi (+ mois ou CDI), la ML accompagne le jeune et met fin à la délégation de PPAE une fois la période d’essai terminée ou à la fin du suivi dans l’emploi.

<note tip>La délégation de PPAE n’a plus de durée maximale.</note>

=== Mettre fin à la cotraitance ===

  * Depuis le module cotraitance
  * Allez dans "Suivi des DE en cotraitance"
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_023.png?direct |}}
  * Recherchez votre jeune (via son nom ou son n° DE)
  * Cliquer sur le menu hamburger en fin de ligne
  * Puis choisissez l'item "Demander l'arrêt de la cotraitance"
{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_024.png?direct |}}
  * Dans la nouvelle fenêtre, définissez un motif de sortie en accord avec les définitions ci-dessus.

{{ :ressources:i-milo:fiches_regionales:selection_025.png?direct |}}

===== Cas particulier =====

==== Le délai de 30 jours ne peut pas être respecté ====

Il arrive que le délai ne puisse être respecté, par exemple le jeune accepte une mission intérim d'un mois. Vous avez eu un contact avec le jeune et vous avez posé une date de rendez-vous avec le jeune au delà des 30 jours.

Dans I-Milo vous devez mettre fin à la cotraitance avec un motif abandon. Suivant votre relation avec votre Pôle Emploi, vous pouvez joindre le référent PPAE et lui demander de vous réaffecter le jeune plus tard sans re-convoquer le jeune à Pôle Emploi. En effet il est inutile que le jeune fasse des allez retour entre les structures.

==== Dans quel cas l'échange d'information échoue ====

=== Le délai des 30 jours ===
Si vous acceptez un PPAE après le délai ce qui entraîne : 
  * Des écarts de comptage entre Pôle Emploi et les ML, ce dernier sera bien en dispositif PPAE dans i-Milo mais pas dans AUDE.
  * Plus aucune information ne passe entre DUDE et I-Milo
  * Le jeune pourra être réaffecté par Pôle Emploi alors que le jeune est déjà en cours de dispo en ML

<note warning>L'acceptation du PPAE commence à la date de saisie et non pas à la date de l'événement (saisie retro-active)</note>

=== Acceptation du PPAE sur un événement autre que entretien (info col, atelier, entretien individuel) ===
Il arrive que le conseiller n'accepte pas le PPAE en direct avec le jeune, fasse une saisie le lendemain en mettant un événement de type "Administratif". Dans ce cas aucune information n'est envoyé à DUDE.

Ce qui provoque :
  * Des écarts de comptage entre Pôle Emploi et les ML, ce dernier sera bien en dispositif PPAE dans i-Milo mais pas dans AUDE.
  * Plus aucune information ne passe entre DUDE et I-Milo
  * Le jeune pourra être réaffecté par Pôle Emploi alors que le jeune est déjà en cours de dispo en ML.

=== Acceptation du PPAE alors que le jeune est radié ===
Si le jeune est radié, aucun flux ne passe entre I-Milo et DUDE.

Ce qui provoque :
  * Des écarts de comptage entre Pôle Emploi et les ML, ce dernier sera bien en dispositif PPAE dans i-Milo mais pas dans AUDE.
  * Plus aucune information ne passe entre DUDE et I-Milo
  * Le jeune pourra être réaffecté par Pôle Emploi alors que le jeune est déjà en cours de dispo en ML.

==== Aide au pilotage et à la régulation ====

Un tableau de bord existe dans le portail BI [[https://decisionnel.i-milo.fr/analytics/saw.dll?Dashboard&PortalPath=%2Fshared%2F_R%C3%A9gion%20Centre%2F_portal%2FALERTES%2FDISPOSITIFS%2FPPAE%2FPPAE_Cotraitance&Page=En%20Attente%20de%20Planification&PageIdentifier=disolpjgjr25lbk8&BookmarkState=11fqrk3nqhibg5h0jogl8kro3m|PPAE_Cotraitance]].
Vous pouvez retrouvez une [[espace_regional:alertes:dispositif.ppae:ppae_cotraitance|notice du tableau de bord]] sur ce wiki.